掃描件是通過掃描儀生成的電子圖片，具有便攜和保存的優點，因此成為各企業、事業單位進行材料保管的主要方式。掃描件廣泛應用于企業資質審核、材料保管、電子書籍、數碼照片等特殊申請中。掃描的過程是通過電子束、無線電波等進行，將圖像或圖形在屏幕上顯示，并實現對文字和圖案的復制、記憶和保存。在掃描原稿之前，需要先檢查原稿是否在限制的灰度范圍內，或是否存在特殊的色彩平衡問題，尤其要找出最暗的區域。沒有明暗部分的照片原稿可能是故意為之的高調，也可能是因為曝光或沖洗不正確所導致的；相反，過多的暗部可能是有意為之的暗調。當原稿中最亮的區域是明亮或反射亮的部分時，此區域可能沒有任何細節信息。對于原稿中有特殊特征的部分，在掃描時需要取消自動功能，改為手動高速控制，以避免掃描儀對圖像作出不必要的調整。如果原稿是底片，可以在掃描后將其反轉為正像。對于印刷品原稿，由于其上有網點，掃描后還需要進行去網處理。