數碼文件是通過數碼相機、手機或攝像頭拍攝的照片，可以進行拷貝、儲存和修改，通常以jpg格式保存。電子版照片的優點在于方便查找和傳輸，而缺點則是易于被篡改，因此常作為人事檔案的參考。

獲取電子版照片的方式有幾種：已經擁有掃描儀的報考人員可以通過掃描照片（分辨率應在200dpi以下）獲?。粨碛袛荡a相機的報考人員可以通過數碼拍攝（采用VGA或E-mail等低像素格式）獲取；還可以直接前往照相館拍攝電子版照片，并請工作人員按要求處理。